管理者の主な仕事

参加者の入会・脱会処理やシステムの維持管理はもちろんのこと
メーリングリスト内の雰囲気作りも大切な仕事。


 管理人がする仕事はメーリングリストの規模や方針でさまざまですが、おおむね以下のようなものがあります。

<メーリングリスト全体>

● メーリングリストの雰囲気作り
 何か目的を持って自ら作ったメーリングリストですから、自分だけでなく集まった参加者が楽しめる雰囲気作りを手がけることは大切です。管理人が何もしないと、参加者も何をどうしたらよいか戸惑ってしまい、メールの来ないメーリングリストになってしまうこともあります。話題を提供したり、新しく入ってきた人を歓迎したり、時として参加者間でいざこざがあれば取り持ったりなど、システムだけでなくメーリングリストの中身に目を配る仕事は重要です。

<事務的作業>

● 入会・脱退処理
 管理人の事務仕事の中で頻繁に行うのが参加者の登録・脱退処理。手作業で登録受付を行なうメーリングリストでは参加希望のメールは管理者あてに送られてきますので、できる限り速やかに処理するようにします。入会希望者には登録処理が完了した後、メーリングリストの概要を記した入会案内を送付します。規模の小さいメーリングリストであれば手作業で十分対応できますが、人の出入りが頻繁なメーリングリストであれば慢性的に管理者への負担がかかります。メーリングリスト管理ソフトを使うと入会・脱退処理を管理者を介さず、参加者側で実行できるようになります。

● メーリングリストに対する問い合わせへの応対
 運営しているメーリングリストについて詳しく知りたいという問い合わせや、ときには雑誌に紹介したいという編集者からの依頼も来たりします。電子メールを使うと気軽に問い合わせがしやすいせいか、こういったメールが以外と多く来ます。メーリングリストを売り込むチャンス、適切な応対がその後の発展に大きく寄与します。

<システム関連>

● エラーメールの処理
 メーリングリストを運営していく上で宿命と言えるくらい悩まされるのがエラーメールです。これは、参加者のメールアドレスが何らかの理由(たとえばプロバイダ側のメンテナンスなど)で配送されずにエラーとなって管理者に返送されて来るメールです。エラーの理由を管理者が読み取り、今後の配送をどうするか判断します。メールがたくさん流れるメーリングリストではエラーメールが出ると管理者のメールボックスがどっといっぱいになるので注意が必要です。

 ここでは簡単に要点のみを列挙しましたが、他にも必要に応じてコンピュータのメンテナンスや参加者からの問い合わせメールの応対、送られてきたメールの保存など、いざ運営活動を始めると細かい作業があります。これらの詳細や具体的な作業については運営編で説明します。

 管理人の仕事量はそのメーリングリストの活動規模で大きく差があります。さほど手をかけずメンバーの意向に任せて運営していくとあれば事務的な処理を中心にしていけば十分対応できます。それに対し、自ら率先してよいメーリングリストに発展させようと思えばそれだけいろいろな壁を乗り越える努力が必要となります。苦あれば楽あり。いざ管理人を始めると、作ってよかったと実感できる思いも多々あります。はじめてメーリングリストを開設する方は仕事が大変と感じるかもしれませんが、こういう仕事があるのだなということを念頭に置く程度で結構です。

 管理人はまさにメーリングリストの縁の下の力持ち的存在です。

2002.2.17 更新 

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